Glossaire : 39 termes de la gestion des adhérents d'association expliqués

Adhérent: Personne physique ou morale qui a demandé à rejoindre l'association, dont l'adhésion a été acceptée selon les statuts et qui, le plus souvent, a réglé sa cotisation. L'adhérent bénéficie des activités et des services de l'association et dispose, dans la plupart des cas, du droit de participer et de voter à l'assemblée générale. Les statuts peuvent définir plusieurs catégories d'adhérents avec des droits et des cotisations différents. Le terme est synonyme de membre dans l'usage courant.
Voir aussi : Gérer les adhésions et les cotisations sereinement.
Adhésion en ligne: Procédure permettant à une personne de rejoindre l'association ou de renouveler son adhésion depuis un formulaire sur internet, généralement couplé à un paiement en ligne. Les informations saisies alimentent directement le fichier des membres, ce qui évite la ressaisie et les erreurs de recopie. L'adhésion en ligne suppose de prévoir les mentions d'information sur les données personnelles et de conserver une alternative pour les membres qui préfèrent un bulletin papier.
Voir aussi : Relancer les renouvellements de fin de saison.
Assemblée générale: Réunion de l'ensemble des membres de l'association, convoquée selon les règles fixées par les statuts, pour approuver les comptes, voter le budget et le montant de la cotisation, élire les dirigeants et décider des orientations. On distingue l'assemblée générale ordinaire, tenue en général chaque année, et l'assemblée générale extraordinaire, réservée aux décisions importantes comme la modification des statuts ou la dissolution. La liste des membres à jour sert de base à la convocation et aux votes.
Voir aussi : Préparer et tenir une assemblée générale.
Attestation d'adhésion: Document délivré par l'association certifiant qu'une personne en est membre pour une période donnée. Elle est souvent demandée par un employeur, un comité d'entreprise, une collectivité ou un assureur. Elle se distingue du reçu, qui atteste d'un paiement, et du reçu fiscal, qui répond à des règles spécifiques. L'attestation mentionne l'identité du membre, la saison concernée, les coordonnées de l'association et la signature d'un dirigeant habilité.
Voir aussi : Reçus et attestations d'adhésion : bonnes pratiques.
Bulletin d'adhésion: Formulaire, papier ou numérique, par lequel une personne demande à devenir membre de l'association. Il recueille l'identité, les coordonnées, la catégorie de membre souhaitée et les consentements nécessaires, par exemple pour le droit à l'image ou la réception des actualités. Il rappelle en général le montant de la cotisation et les modes de paiement acceptés. Un bulletin bien conçu ne demande que les informations réellement utiles au fonctionnement de l'association.
Voir aussi : RGPD et associations : protéger les données des membres.
Bureau: Groupe restreint de dirigeants chargé de la gestion courante de l'association, composé le plus souvent d'un président, d'un trésorier et d'un secrétaire, parfois assistés d'adjoints. Le bureau est élu par l'assemblée générale ou par le conseil d'administration, selon les statuts. C'est lui qui tient en pratique le fichier des membres, encaisse les cotisations et organise la communication. Son renouvellement impose une passation soignée pour ne pas perdre l'historique de l'association.
Voir aussi : Passer le relais : réussir la passation du bureau.
Carte de membre: Support, physique ou numérique, remis à l'adhérent pour matérialiser son appartenance à l'association pour la saison. Elle porte généralement le nom du membre, son numéro, la saison et le logo de l'association. La carte peut servir de justificatif pour accéder aux activités, bénéficier de tarifs partenaires ou voter lors de l'assemblée générale. Sa production en série depuis le fichier des membres évite les erreurs et fait gagner du temps au secrétaire.
Catégorie de membre: Classification des adhérents prévue par les statuts, qui détermine leurs droits et le montant de leur cotisation. Les catégories les plus courantes sont les membres actifs, les membres bienfaiteurs, les membres d'honneur, les membres fondateurs et les membres associés. Certaines associations ajoutent des tarifs familiaux, étudiants ou réduits. Le fichier des membres doit indiquer la catégorie de chacun pour appliquer le bon tarif et établir correctement la liste des votants.
Voir aussi : Créer une association loi 1901 : les étapes clés.
Conseil d'administration: Organe collégial élu par l'assemblée générale, chargé de mettre en oeuvre les orientations votées et de contrôler la gestion du bureau. Sa composition, sa durée de mandat et ses attributions sont fixées par les statuts, qui peuvent aussi ne pas le prévoir dans les petites associations. Le conseil d'administration se réunit plusieurs fois par an et ses décisions sont consignées dans un procès-verbal. Il désigne souvent le bureau en son sein.
Consentement: Accord explicite donné par un membre pour un usage précis de ses données personnelles, lorsque cet usage n'est pas nécessaire au fonctionnement de l'association. Il est par exemple requis pour publier des photos, communiquer les coordonnées à d'autres membres ou envoyer des informations de partenaires. Le consentement doit être libre, spécifique et pouvoir être retiré à tout moment. Il est conseillé de le recueillir sur le bulletin d'adhésion et de le noter dans le fichier.
Voir aussi : RGPD et associations : protéger les données des membres.
Convocation: Message par lequel l'association invite ses membres à l'assemblée générale ou à une autre réunion statutaire. Elle précise la date, le lieu, l'ordre du jour et les modalités de vote ou de pouvoir. Les statuts fixent le délai à respecter avant la réunion et le mode d'envoi admis, par exemple courrier ou e-mail. Conserver la liste des destinataires et la date d'envoi permet de prouver la régularité de la convocation en cas de contestation.
Voir aussi : Préparer et tenir une assemblée générale.
Cotisation: Somme versée par l'adhérent à l'association en contrepartie de son adhésion pour une période déterminée, généralement la saison ou l'année civile. Son montant est fixé par l'assemblée générale ou par le bureau selon les statuts. Elle constitue souvent la première ressource de l'association et conditionne le statut de membre à jour. La cotisation se distingue du don, qui est un versement sans contrepartie, et de la participation aux activités, qui rémunère un service précis.
Voir aussi : Calculateur de cotisation d'équilibre.
Cotisation d'équilibre: Montant théorique de cotisation par adhérent payant qui permet de couvrir les dépenses prévues de l'association, une fois les subventions et les autres recettes déduites. Elle se calcule avant l'assemblée générale pour proposer un tarif argumenté. Il s'agit d'un plancher économique et non d'un tarif définitif : l'association peut décider de tarifs réduits, de soutien ou d'un excédent pour financer un projet. Le calculateur dédié en donne une estimation rapide.
Voir aussi : Calculateur de cotisation d'équilibre, Le rôle du trésorier d'association.
Date d'échéance: Date à laquelle la cotisation d'un membre arrive à son terme et à partir de laquelle il n'est plus considéré comme à jour s'il n'a pas renouvelé. Elle peut être commune à tous les membres, par exemple la fin de la saison, ou propre à chacun, à la date anniversaire de son adhésion. Une date commune simplifie beaucoup les relances et la préparation de l'assemblée générale. Elle doit figurer clairement dans le fichier des membres.
Voir aussi : Relancer les renouvellements de fin de saison.
Déclaration en préfecture: Formalité par laquelle les fondateurs déclarent la création de l'association auprès de l'administration compétente, ce qui lui confère la personnalité juridique et lui permet notamment d'ouvrir un compte bancaire, de recevoir des subventions et d'agir en justice. Les changements de dirigeants et les modifications de statuts font l'objet de déclarations ultérieures. Les modalités précises sont à vérifier selon les textes en vigueur et le lieu du siège.
Voir aussi : Créer une association loi 1901 : les étapes clés.
Droit d'accès: Droit de toute personne dont les données sont traitées par l'association d'obtenir la confirmation que ses données sont utilisées, d'en recevoir une copie et de connaître les finalités du traitement. Il s'accompagne des droits de rectification, d'effacement et d'opposition. L'association doit répondre dans un délai raisonnable et prévoir un point de contact, par exemple l'adresse du secrétaire. Un fichier centralisé rend ces demandes faciles à traiter.
Voir aussi : RGPD et associations : protéger les données des membres.
Durée de conservation: Période pendant laquelle l'association garde les données d'un membre après la fin de son adhésion. Elle doit être proportionnée à la finalité : le temps nécessaire aux obligations comptables, à la gestion d'éventuels litiges ou à une relance de réadhésion, puis suppression ou archivage. L'association fixe cette durée elle-même, la note dans son registre des traitements et l'applique à chaque saison en nettoyant le fichier des anciens membres.
Voir aussi : RGPD et associations : protéger les données des membres.
Émargement: Signature apposée par chaque membre présent à l'assemblée générale sur une feuille de présence, éventuellement complétée des pouvoirs reçus. La feuille d'émargement permet de vérifier le quorum, de compter les votants et de prouver la régularité des décisions. Elle se prépare à partir de la liste des membres à jour et se conserve avec le procès-verbal. Une version numérique est possible si les statuts ou le règlement intérieur le permettent.
Voir aussi : Préparer et tenir une assemblée générale.
Exonération de cotisation: Dispense totale ou partielle de cotisation accordée à certains membres en vertu des statuts ou d'une décision de l'assemblée générale : membres d'honneur, dirigeants, bénévoles très impliqués, personnes en difficulté. Les membres exonérés restent adhérents et conservent en général leurs droits de vote. Le fichier doit les identifier clairement pour ne pas les relancer à tort et pour calculer correctement le nombre d'adhérents payants lors de la préparation du budget.
Voir aussi : Calculateur de cotisation d'équilibre.
Fichier des membres: Registre, papier ou numérique, qui recense l'ensemble des adhérents de l'association avec leur identité, leurs coordonnées, leur catégorie, l'état de leur cotisation et les consentements recueillis. C'est la source de référence pour les convocations, les relances, les reçus et les listes de vote. Il doit être unique, tenu à jour par des personnes désignées et protégé conformément au RGPD. Un tableur ou un logiciel de gestion des adhérents peuvent en assurer la tenue.
Voir aussi : Gérer les adhésions et les cotisations sereinement.
Lettre d'information: Message périodique envoyé aux membres pour les tenir informés de la vie de l'association : activités à venir, comptes rendus, appels aux bénévoles, décisions du bureau. Envoyée à un rythme régulier, elle entretient le lien sans multiplier les sollicitations. Elle doit indiquer l'expéditeur, permettre de se désabonner des actualités sans quitter l'association et s'appuyer sur une liste de diffusion tirée du fichier des membres pour rester à jour.
Voir aussi : Communiquer avec ses adhérents sans s'épuiser.
Loi 1901: Cadre juridique français de l'association déclarée, définie comme la convention par laquelle des personnes mettent en commun leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que le partage de bénéfices. Il laisse une grande liberté dans la rédaction des statuts, l'organisation des instances et la fixation des cotisations. Une association loi 1901 n'a pas d'obligation générale de tenue de fichier, mais en pratique la gestion des membres est indispensable dès qu'il y a des cotisations.
Voir aussi : Créer une association loi 1901 : les étapes clés.
Membre à jour: Adhérent dont la cotisation pour la période en cours a été réglée et enregistrée. Ce statut conditionne le plus souvent l'accès aux activités, la convocation à l'assemblée générale et le droit de vote. La date à laquelle il est apprécié, par exemple la veille de l'assemblée ou la clôture des inscriptions, doit être fixée à l'avance. La liste des membres non à jour sert de base aux relances de renouvellement.
Voir aussi : Gérer les adhésions et les cotisations sereinement.
Paiement en ligne: Encaissement de la cotisation par carte bancaire ou prélèvement depuis un formulaire sur internet, via un prestataire de paiement. Le montant est versé sur le compte de l'association après déduction d'une commission. L'avantage principal est que l'information de paiement arrive en même temps que l'argent, ce qui supprime la saisie et le rapprochement manuel. Le comparateur chèque ou paiement en ligne aide à évaluer son coût complet.
Voir aussi : Comparateur chèque ou paiement en ligne.
Passation: Transmission des responsabilités, des documents et des accès entre le bureau sortant et le bureau entrant après une élection. Elle porte sur le fichier des membres, les comptes, les mots de passe des outils, les reçus émis, les procès-verbaux et les contrats en cours. Une passation réussie comprend un document écrit, un transfert des comptes au nom de l'association et une période de recouvrement pendant laquelle les deux équipes travaillent ensemble.
Voir aussi : Passer le relais : réussir la passation du bureau.
Pouvoir: Mandat écrit par lequel un membre empêché d'assister à l'assemblée générale autorise un autre membre à voter en son nom. Les statuts précisent si le vote par procuration est admis, le nombre maximal de pouvoirs par personne et la forme du document. Les pouvoirs sont vérifiés à l'entrée de la séance à partir de la liste des membres à jour, comptés pour le quorum et conservés avec la feuille d'émargement et le procès-verbal.
Voir aussi : Préparer et tenir une assemblée générale.
Procès-verbal: Compte rendu écrit d'une assemblée générale ou d'une réunion du conseil d'administration, qui consigne la date, les présents, le quorum, les points de l'ordre du jour, les résolutions votées et les résultats des votes. Signé par le président et le secrétaire de séance, il fait foi des décisions prises et peut être demandé par une banque ou une administration. Les procès-verbaux se conservent dans un registre et se transmettent lors de la passation.
Voir aussi : Préparer et tenir une assemblée générale.
Quorum: Nombre ou proportion minimale de membres présents ou représentés pour qu'une assemblée générale puisse valablement délibérer. Il est fixé par les statuts et peut différer entre l'assemblée ordinaire et l'assemblée extraordinaire. Si le quorum n'est pas atteint, une seconde assemblée est généralement convoquée, souvent sans condition de quorum. Le calcul repose sur la liste des membres à jour, d'où l'importance d'un fichier exact à la date de référence.
Voir aussi : Préparer et tenir une assemblée générale.
Rapprochement bancaire: Vérification régulière par le trésorier que les encaissements enregistrés dans le fichier des membres ou la comptabilité correspondent aux mouvements du relevé de compte. Il permet de repérer les chèques non déposés, les virements sans nom, les paiements comptés deux fois ou les cotisations oubliées. Effectué chaque mois, il évite les mauvaises surprises lors de la présentation des comptes et rend le suivi des membres à jour fiable.
Voir aussi : Le rôle du trésorier d'association.
Reçu d'adhésion: Document remis au membre pour confirmer que sa cotisation a été reçue et enregistrée. Il mentionne l'association et ses coordonnées, l'identité du membre, la saison, le montant, le mode et la date du paiement, ainsi qu'un numéro unique. Il rassure le membre et sert de justificatif, par exemple auprès d'un employeur. Il ne doit pas être confondu avec le reçu fiscal, réservé aux versements ouvrant droit à une réduction d'impôt selon des conditions précises.
Voir aussi : Reçus et attestations d'adhésion : bonnes pratiques.
Reçu fiscal: Document spécifique délivré par certaines associations pour un versement ouvrant droit à un avantage fiscal pour le donateur. Sa délivrance dépend de la situation de l'association, de la nature du versement et du respect d'un modèle réglementaire, conditions qu'il convient de vérifier selon les textes en vigueur. Une cotisation ordinaire, qui ouvre des droits en contrepartie, n'y donne pas nécessairement accès. Il se distingue du simple reçu d'adhésion.
Voir aussi : Reçus et attestations d'adhésion : bonnes pratiques.
Registre des traitements: Document dans lequel l'association décrit chacun des usages qu'elle fait de données personnelles : fichier des membres, liste de diffusion, photos d'événements, inscriptions aux activités. Pour chaque traitement, il précise la finalité, les données concernées, les personnes qui y accèdent, la durée de conservation et les mesures de sécurité. Tenu simplement, il facilite les réponses aux demandes des membres et la passation entre bureaux.
Voir aussi : RGPD et associations : protéger les données des membres.
Relance: Message adressé aux membres qui n'ont pas encore renouvelé leur adhésion ou réglé leur cotisation, pour les inviter à le faire avant une date limite. Une relance efficace se fait en plusieurs temps, cible uniquement les non à jour et rappelle le moyen le plus simple de payer. Elle peut être automatisée depuis le fichier des membres par un logiciel de gestion des adhérents, ce qui évite d'oublier des personnes ou de relancer celles qui ont déjà payé.
Voir aussi : Relancer les renouvellements de fin de saison.
Renouvellement: Acte par lequel un membre reconduit son adhésion pour la période suivante, généralement en réglant une nouvelle cotisation. Le taux de renouvellement, c'est-à-dire la part des membres de la saison passée qui réadhèrent, est un indicateur clé de la santé de l'association. Le simulateur de renouvellements permet d'estimer l'effectif et les recettes de la saison à venir à partir de ce taux et de l'effet des relances.
Voir aussi : Simulateur de renouvellements de saison, Relancer les renouvellements de fin de saison.
RGPD: Règlement général sur la protection des données, cadre européen qui encadre la collecte et l'usage des données personnelles. Il s'applique aux associations dès qu'elles tiennent un fichier de membres, quelle que soit leur taille. Ses principes essentiels sont la collecte limitée au nécessaire, l'information des personnes, la sécurité des données, une durée de conservation définie et le respect des droits d'accès, de rectification et d'effacement. Il n'impose pas de formalités lourdes aux petites structures bien organisées.
Voir aussi : RGPD et associations : protéger les données des membres.
Saison: Période de référence pour l'adhésion et la cotisation, souvent calée sur l'année scolaire dans les associations sportives et culturelles, ou sur l'année civile dans d'autres. Le choix de la saison détermine la date d'échéance commune, le calendrier des renouvellements et des relances, et la date à laquelle le statut de membre à jour est apprécié. Le fichier des membres gagne à indiquer explicitement la saison couverte par chaque cotisation enregistrée.
Voir aussi : Simulateur de renouvellements de saison.
Secrétaire: Membre du bureau chargé de la vie administrative de l'association : tenue du fichier des membres, rédaction des convocations et des procès-verbaux, conservation des registres, déclarations administratives. Il travaille en lien étroit avec le trésorier, qui suit les paiements. Dans les petites associations, ses missions peuvent être partagées avec le président. Sa méthode de classement conditionne largement la qualité de la passation au bureau suivant.
Voir aussi : Passer le relais : réussir la passation du bureau.
Statuts: Acte fondateur de l'association qui définit son nom, son objet, son siège, ses catégories de membres, les conditions d'adhésion et de radiation, ses instances dirigeantes et les règles de fonctionnement de l'assemblée générale. Ils fixent souvent qui décide du montant de la cotisation et à quelles conditions un membre peut voter. Toute règle de gestion des adhérents doit être cohérente avec les statuts, éventuellement complétés par un règlement intérieur.
Voir aussi : Créer une association loi 1901 : les étapes clés.
Trésorier: Membre du bureau responsable des finances de l'association : encaissement des cotisations, tenue des comptes, paiement des dépenses, rapprochement bancaire, préparation du budget et présentation du rapport financier à l'assemblée générale. Il est le premier utilisateur du suivi des cotisations dans le fichier des membres. Sa rigueur dans l'enregistrement des paiements conditionne la fiabilité de la liste des membres à jour et la clarté des comptes présentés aux adhérents.
Voir aussi : Le rôle du trésorier d'association.

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