Préparer et tenir une assemblée générale

L'assemblée générale est le rendez-vous démocratique de l'association : on y présente le bilan, on vote les décisions importantes, on renouvelle le bureau. Bien préparée, elle rassemble ; improvisée, elle s'éternise et frustre.

La convocation

Tout part de la convocation, envoyée à l'ensemble des membres dans les conditions prévues par les statuts. Elle annonce la date, le lieu et l'ordre du jour. Une convocation claire et envoyée à temps conditionne la validité des décisions.

L'ordre du jour

• le rapport moral et le bilan de l'année écoulée ;
• le rapport financier présenté par le trésorier ;
• les décisions à voter et le renouvellement du bureau ;
• les questions diverses.

Les votes et le procès-verbal

Les décisions se prennent selon les règles fixées par les statuts. Chaque vote doit être clair, et le procès-verbal en garde la trace. Ce document, conservé, fait foi des décisions prises et protège l'association en cas de désaccord ultérieur.

Le déroulé du jour J

Le jour de l'assemblée, une feuille d'émargement permet de compter les présents et les pouvoirs, puis de vérifier si le quorum prévu par les statuts est atteint. Le président ouvre la séance, rappelle l'ordre du jour et donne la parole aux rapporteurs. Tenir le temps évite que la réunion ne s'éternise sur un point mineur.

Liste de contrôle avant la convocation

• relire les statuts pour connaître les délais et les règles de vote ;
• arrêter la liste des membres à jour, donc habilités à voter ;
• réserver la salle et prévoir un mode de participation à distance si les statuts le permettent ;
• préparer les documents à présenter : rapport moral, comptes, budget ;
• désigner qui rédigera le procès-verbal.

Après l'assemblée

Le procès-verbal se conserve avec les documents de l'association. Une assemblée réussie s'appuie sur un fichier à jour, préparé en amont grâce à une bonne gestion des adhésions.