Reçus et attestations d'adhésion : bonnes pratiques

Remettre un reçu à chaque adhésion peut sembler accessoire, mais c'est un geste apprécié : il confirme au membre que son adhésion est bien enregistrée et lui sert de justificatif. Bien fait, il renforce la confiance dans l'association.

Ce que contient un reçu

• le nom de l'association et ses coordonnées ;
• le nom de l'adhérent et la période couverte ;
• le montant versé et la date du paiement.

Reçu et attestation

Le reçu constate un paiement ; l'attestation confirme la qualité de membre. Les deux se recoupent souvent, mais un adhérent peut avoir besoin de l'un ou de l'autre selon la démarche qu'il effectue. Pouvoir éditer les deux facilement est un vrai plus.

Automatiser l'envoi

Éditer un reçu à la main pour chaque membre est fastidieux, surtout en période de renouvellement. Générer et envoyer ces documents automatiquement décharge les bénévoles et évite les oublis.

Quand remettre le document

Le reçu se remet idéalement dès que le paiement est constaté : le jour même pour un règlement en ligne, ou après encaissement pour un chèque ou des espèces. L'attestation, elle, se délivre à la demande du membre, par exemple pour un employeur, une mutuelle ou un comité d'entreprise qui participe au financement de l'activité.

Points de vigilance

• numéroter les reçus pour retrouver facilement un document ;
• vérifier l'orthographe du nom du membre avant l'envoi ;
• indiquer clairement la saison ou la période couverte ;
• ne pas confondre reçu ordinaire et reçu fiscal, qui répond à des règles spécifiques ;
• conserver une copie de chaque document émis.

Garder l'historique

Conserver l'historique des reçus facilite la vie du trésorier et rend la comptabilité limpide au moment du bilan.