Comment préparer et suivre une campagne d'adhésion de saison ?
Cette checklist s'adresse aux bureaux d'associations loi 1901 qui ouvrent une nouvelle saison d'adhésion. Elle couvre la préparation, le lancement, puis le suivi jusqu'aux relances de fin de campagne. Elle complète les repères donnés sur la gestion des adhésions et des cotisations et sur la relance des renouvellements. Imprimée, elle se coche par le bureau au fil de la saison.
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Avant l'ouverture de la campagne
Vérifier que les tarifs de cotisation ont bien été votés en assemblée générale
Mettre à jour le formulaire ou le bulletin d'adhésion avec les tarifs de l'année
Relire les statuts et le règlement intérieur sur les conditions d'adhésion
Vérifier que le fichier des adhérents de la saison précédente est à jour
Préparer les moyens d'encaissement proposés aux membres
Fixer une date de clôture des adhésions ou de la première relance
Au lancement de la campagne
Envoyer l'annonce d'ouverture à l'ensemble des membres de la saison précédente
Publier les modalités d'adhésion sur les supports habituels de l'association
Vérifier que le paiement en ligne, s'il existe, fonctionne correctement
Confirmer que chaque nouvelle adhésion déclenche bien un accusé de réception
Informer les membres du bureau des premiers retours reçus
Pendant la campagne, au fil des adhésions
Enregistrer chaque adhésion reçue dans le fichier des membres
Vérifier la correspondance entre le montant versé et le tarif applicable
Éditer le reçu ou l'attestation d'adhésion pour chaque paiement reçu
Repérer les dossiers incomplets ou les paiements en attente
Mettre à jour la liste des membres à jour de cotisation
Classer les nouveaux bulletins d'adhésion signés
Vers la clôture et les relances
Identifier les membres de la saison précédente qui n'ont pas encore renouvelé
Programmer une première relance ciblée sur les retardataires
Prévoir une seconde relance si le taux de réponse reste faible
Arrêter une date au-delà de laquelle un membre est considéré non renouvelé
Préparer les listes d'adhérents à jour pour l'assemblée générale ou le bureau
Archiver le bilan de la campagne pour la saison suivante
Comment utiliser ce modèle
Cette checklist se remplit idéalement à chaque nouvelle saison, dès que les tarifs sont votés ; le simulateur de renouvellements proposé dans les ressources du site aide à estimer les adhésions à attendre.
Elle est généralement suivie par le secrétaire ou le trésorier, en lien avec le bureau.
Pour les adhésions recueillies sur papier, le modèle de bulletin d'adhésion complète cette liste ; un outil comme Adhériz, ou un simple formulaire en ligne, évite ensuite la ressaisie du fichier.
Elle peut être conservée avec le registre des adhérents et les comptes rendus de bureau, puis transmise lors de la passation du bureau.
Faut-il attendre le vote en assemblée générale pour ouvrir la campagne ?
Oui dans la plupart des associations, puisque le montant des cotisations relève généralement de l'assemblée générale selon les statuts. Ouvrir avant ce vote expose à devoir corriger des tarifs déjà annoncés aux membres.
Combien de relances prévoir avant de considérer un membre comme non renouvelé ?
Il n'existe pas de règle unique : deux relances espacées suffisent souvent, avec une date de clôture annoncée à l'avance pour éviter les incertitudes sur qui est encore membre ou non.
Cette checklist convient-elle à une petite association sans outil dédié ?
Oui, elle reste utile même avec un simple tableur, tant que le fichier des adhérents est tenu à jour au fil des encaissements plutôt que reconstitué en fin de saison.
Que faire des dossiers de membres qui ne renouvellent jamais malgré les relances ?
Ils sortent en général du fichier des adhérents actifs à la date de clôture retenue, tout en respectant la durée de conservation des données prévue par l'association pour ces coordonnées.